Guía de gestión inventario

 

En este guía online aprenderás la estructura y el funcionamiento para crear y gestionar tu almacén, con sus principales áreas, operaciones y objetivos para que puedas llevar tu negocio a su máximo rendimiento.

 

Contenido

  • La gestión de inventario es el proceso de ordenar, manejar, almacenar y usar los activos no capitalizados de una empresa, también conocido como su inventario. Para algunas empresas, esto involucra materias primas y componentes, mientras que otras pueden tratar solo con artículos terminados listos para la venta.
  • De cualquier manera, la gestión de inventario se reduce a un equilibrio: tener la cantidad correcta de existencias, en el lugar correcto, en el momento correcto. Y esta guía le ayudará a lograr precisamente eso.
  • Venta al por menor es el término general que se utiliza para describir las empresas que venden productos físicos a los consumidores. Si bien no es exclusivo del comercio minorista, la gestión de inventario tiende a desempeñar un papel más importante en esta industria que en cualquier otra.

    Por lo tanto, nos centraremos principalmente en la gestión de inventario desde una perspectiva minorista dentro de esta guía.

    El comercio minorista se puede dividir en varias áreas:

    • Desconectado. Cuando una empresa vende a través de una tienda física o una ubicación física.
    • En línea. Cuando una empresa vende a través de Internet a través de un sitio web o mercado de comercio electrónico.
    • Multicanal. Cuando una empresa vende en varios lugares diferentes, generalmente una combinación de sitios web y mercados en línea.
    • Omnicanal. Donde una empresa brinda una experiencia unificada e integrada para los clientes en todos los diferentes canales en línea y fuera de línea en los que vende.

    Las empresas también pueden optar por comerciar a través de canales mayoristas. Esto implica vender inventario (generalmente a granel) directamente de empresa a empresa (B2B) o participar en el comercio electrónico B2B.

    Por lo tanto, el inventario de una empresa deberá administrarse de acuerdo con cuál de estos modelos minoristas opera.

  • Hemos cubierto la definición amplia de gestión de inventario. Pero, ¿qué está realmente involucrado cuando se trata de hacer que suceda una buena gestión de inventario?

    Línea de fondo:

    Desea mantener los niveles de inventario equilibrados en todo momento sin tener demasiado o muy poco de cada producto en stock.

    Esto suena simple, pero rara vez lo es. En realidad, una buena gestión de inventario se reduce a comprender:

    • Tipos de inventario. Para que sepa qué tipo de inventario está dónde y puede tener una visibilidad completa sobre él.
    • Pronóstico de inventario. Para que sepa cuánto stock se necesita para satisfacer la demanda durante un período de tiempo próximo.
    • Compra de inventario. Para que sepa cuándo y cómo crear órdenes de compra para volver a pedir stock nuevo.
    • Almacenamiento de inventario. Para que sepa cuánto de cada artículo del inventario se puede almacenar adecuadamente y dónde enviarlo.
    • Análisis de inventario. Por lo tanto, puede usar métricas para tomar decisiones más informadas sobre su inventario a medida que pasa el tiempo.
    • Técnicas de manipulación. Por lo tanto, puede reservar, guardar, seleccionar, empacar y enviar inventario de manera rápida y eficiente cuando sea necesario en sus diversas ubicaciones.
    • Seguimiento multicanal. Por lo tanto, tiene visibilidad sobre dónde se encuentra exactamente su inventario, así como las adiciones (compras) y las restas (ventas y mermas), para brindar una cifra de existencias lo más cercana posible.
    • Contabilidad de inventario. Para que pueda registrar correctamente su inventario en documentos financieros.
    • Sistemas de gestión de inventario. Para que pueda automatizar la mayor parte posible del proceso de gestión de inventario. Elección de un sistema de gestión de inventario


    Estos son los ingredientes básicos de la gestión de inventario de calidad. Y deberá adoptar un enfoque sistemático para equipar mejor su negocio para el crecimiento a largo plazo.

    Afortunadamente, ampliamos cada uno de estos puntos en profundidad en los diferentes capítulos de esta guía.

  • Una buena gestión de inventario es una parte vital de la gestión de una empresa minorista. Sin inventario, el negocio no vale nada ya que no tiene existencias para generar ingresos.

    Una buena gestión del inventario ayuda a proporcionar una experiencia perfecta al cliente, mejora el flujo de efectivo y maximiza las ganancias, evita la merma y el desperdicio, y optimiza el proceso de cumplimiento. Todo lo que lo convierte en una tarea imperativa para los minoristas serios.

    Un negocio minorista es inútil sin su inventario. Y aunque puede que no sea el tema más emocionante, la gestión de inventario es de vital importancia para la longevidad de su negocio.

    Una buena gestión de inventario ayuda con:

    • Experiencia del cliente. No tener suficiente stock para cumplir con los pedidos puede causar ventas excesivas y, en última instancia, clientes insatisfechos.
    • Mejora del flujo de caja. Poner dinero en efectivo en demasiado inventario a la vez significa que no está disponible para otras cosas, como nómina o marketing. Tener un control firme de sus niveles de inventario es clave para mantener un buen flujo de caja.
    • Evitando el encogimiento. Comprar demasiado del inventario incorrecto y/o no almacenarlo correctamente puede hacer que se “muera”, se eche a perder o se lo roben.
    • Optimización del cumplimiento. El inventario que se guarda y almacena correctamente se puede seleccionar, empacar y enviar a los clientes de manera más rápida y sencilla.
  • Hay varios tipos diferentes de inventario que una empresa puede encontrar al manejar y controlar su inventario. Siendo los principales:

    • Materias primas.
    • Inventario de trabajo en curso.
    • Productos terminados.
    • Bienes de mantenimiento, reparación y operaciones.

    También incluimos materiales de embalaje como un quinto tipo de inventario que un minorista de comercio electrónico puede necesitar para realizar un seguimiento.

  • El seguimiento del inventario se puede realizar de varias maneras, desde lápiz y papel, hasta hojas de cálculo en línea y software de inventario completo. Cubrimos cada método en detalle (incluida una plantilla de hoja de cálculo) en nuestro capítulo dedicado al seguimiento de inventario.
  • Cuantos más canales de venta vendas (y más ventas hagas en cada uno), más difícil se vuelve esta práctica. Por lo tanto, la mayoría de las empresas minoristas multicanal en crecimiento buscarán algún tipo de sistema automatizado que se encargue del seguimiento del inventario.

  • El primer paso es comprometerse con pronósticos regulares y bien organizados. Debe tener una idea sólida de cuánto inventario tiene exactamente y planea vender en un período próximo, para que pueda planificar las necesidades de reabastecimiento.

  • Luego deberá comprar nuevo inventario de manera oportuna, preferiblemente en función de puntos de pedido específicos. Y también asegúrese de tener la estructura organizativa adecuada configurada en su almacén para permitir un almacenamiento óptimo, una merma mínima y un cumplimiento rápido y sistemático.

  • Una hoja de cálculo bien configurada o un sistema automatizado es esencial para administrar el inventario en múltiples canales de venta. De esta manera, sabe exactamente dónde está el inventario, cuánto tiene disponible y minimiza las posibilidades de vender más o menos lo que tiene.

  • Los métodos son algo que exploramos específicamente en nuestro capítulo sobre técnicas de gestión de inventario. Pero aquí hay algunos ejemplos de alto nivel de métodos para controlar el inventario:

    1. Elija una opción de cumplimiento adecuada.
    2. Tómese la previsión en serio.
    3. Establecer puntos de reorden para cada producto.
    4. Use EOQ para cantidades óptimas de pedidos.
    5. Asigne a cada variante un contenedor de almacén dedicado.
    6. Venda el inventario más antiguo primero.
    7. Priorizar con análisis ABC.
    8. Siempre haga un seguimiento de sus métricas.
    9. Verifique la precisión con conteos regulares.
    10. Automatizar tanto como sea posible.
  • La gestión de inventario es un tema complejo. Y hay muchos sistemas, procesos y piezas generales que forman parte del rompecabezas.

    Aquí hay un glosario de términos clave con los que probablemente se encontrará:

    • Inventario promedio: el inventario promedio disponible durante un período de tiempo determinado, calculado sumando el Inventario final (EI) al Inventario inicial (BI) y dividiendo por dos.
    • Costo promedio de inventario: Un método de valoración de inventario que basa su cifra en el costo promedio de los artículos a lo largo de un período contable.
    • Pedido pendiente: Un pedido de un producto que actualmente está agotado y, por lo tanto, aún no se puede cumplir para el cliente.
    • Escáner de código de barras: Un dispositivo que se utiliza para identificar artículos digitalmente a través de un código de barras único y luego realizar tareas de inventario y cumplimiento como registro, recolección, conteo, etc.
    • Inventario inicial: El valor de cualquier inventario disponible no vendido al comienzo de un período contable.
    • Paquetes: Un grupo de productos individuales en un inventario que se reúnen para venderse como uno bajo un solo SKU.
    • Costos de transporte: Los costos totales asociados con mantener y almacenar el inventario en un almacén o instalación hasta que se vende al cliente.
    • Costo de bienes vendidos (COGS): Costos directos de comprar y/o producir cualquier bien vendido, incluido todo lo que se utilizó: materiales, mano de obra, herramientas utilizadas, etc. NO incluye costos indirectos, como distribución, publicidad, costos de la fuerza de ventas, etc.
    • Inventario muerto: Inventario que permanece sin vender durante un período de tiempo lo suficientemente largo como para que se considere obsoleto y prácticamente no vendible.
    • Inventario final (EI): El valor de cualquier inventario disponible no vendido al final de un período contable.
    • Primero en entrar, primero en salir (FIFO): Un método de valoración de inventario que asume que las existencias que se compraron primero también son las primeras en venderse.
    • Recuento de inventario: También conocido como inventario, este es el proceso sistemático de realizar un recuento físico del inventario para verificar la precisión.
    • Reducción de inventario: La reducción de inventario es un término contable para indicar artículos de inventario que han sido robados, dañados sin posibilidad de reparación o perdidos entre el punto de compra y el punto de venta.
    • Valoración de inventario: El proceso de otorgar un valor monetario al inventario no vendido para mostrarlo como un activo de la empresa en los registros financieros.
    • Variante de inventario: Las variaciones de un solo producto que una empresa puede tener en su inventario. Por ejemplo, almacenar una camiseta en varios colores y tamaños.
    • Visibilidad del inventario: La capacidad de una persona o empresa para ver exactamente dónde está su inventario y cómo se utiliza.
    • Último en entrar, primero en salir (LIFO): Un método de valoración de inventario que asume que los productos más recientes agregados a su inventario son los que se venderán primero.
    • Plazo de entrega: El tiempo que tarda un proveedor en entregar nuevas existencias en la ubicación deseada una vez que se ha emitido una orden de compra.
    • Multicanal: Un modelo minorista que vende en múltiples lugares diferentes, generalmente en línea a través de una combinación de sitios web y mercados.
    • Omnicanal: Un modelo minorista que va más allá del multicanal para integrar todos los canales de venta en línea y fuera de línea de una empresa en una experiencia de cliente unificada.
    • Cumplimiento de pedidos: El proceso de obtener el pedido de ventas de un cliente desde su almacén o centro de distribución hasta que esté en su poder.
    • Gestión de pedidos: El proceso sistemático de gestión de pedidos detrás de la organización, gestión y cumplimiento de todos los pedidos de venta que entran en una empresa. Desde la recepción de pedidos y el procesamiento de pagos, hasta la recolección, el embalaje, el envío, el manejo de devoluciones y la comunicación con los clientes.
    • Sobreventa: Tomar pedidos en línea para un producto que resulta estar agotado (generalmente debido a una mala gestión del inventario). Evitar la sobreventa es clave para brindar una experiencia de alta calidad a los clientes en línea.
    • Gestión periódica de inventario: Un tipo de sistema de inventario que implica el uso de procesos manuales para contar y actualizar periódicamente los niveles de existencias disponibles.
    • Gestión de inventario perpetuo: Un tipo de sistema de inventario que implica la automatización del seguimiento de su inventario para que se mantenga permanentemente actualizado en tiempo real.
    • Inventario en proceso: Cualquier inventario que aún no ha llegado a su destino final de los estantes del almacén de una empresa, pero que actualmente está «en camino» en algún lugar dentro de su cadena de suministro, p. actualmente siendo fabricado, o siendo enviado por el proveedor.
    • Orden de compra (PO): Un documento comercial creado por una empresa para su proveedor, que detalla cantidades, artículos y precios acordados para nuevos productos para agregar al inventario disponible.
    • Orden de venta (SO): Un documento creado cuando un cliente realiza una compra, que detalla qué productos se van a recibir y cuánto se ha pagado o se debe.
    • Unidad de mantenimiento de existencias (SKU): Un SKU es un código alfanumérico único que se aplica a cada variante en el inventario de una empresa, lo que ayuda a identificar y organizar fácilmente un catálogo de productos.
    • Cadena de suministro: El flujo completo que toma un producto o materia prima desde el origen hasta el consumidor, incluidas las materias primas, los productos terminados, los mayoristas, los almacenes y el destino final. Es posible que un minorista solo sea directamente responsable de ciertas partes de esta cadena de suministro, pero aún debe conocerla en su totalidad para los productos que vende.
    • Logística de terceros: Se refiere al uso de un tercero externo para manejar el almacenamiento, el inventario, el cumplimiento y/o el servicio al cliente en nombre de una empresa minorista.

  • No es solo una terminología común lo que necesita saber cuando se trata de la gestión de inventario. También hay algunas fórmulas específicas para tomar nota.

    Profundizaremos en cómo y cuándo usar estas fórmulas más adelante en esta guía. Pero aquí hay un repaso rápido para usar como punto de referencia:

    1) Rotación de inventario

    El índice de rotación de inventario mide cuántas veces se vende su inventario durante un período de tiempo determinado. Por lo tanto, es una métrica de análisis crítica que muestra la eficacia con la que se gestiona el inventario en general.

    La fórmula toma el costo de los bienes vendidos (COGS) durante un período específico y lo divide por el inventario promedio durante el mismo período.

    En términos generales, las tasas de rotación de inventario más altas indican un mejor rendimiento y eficiencia. Esto se debe a que la empresa estaría revisando sus existencias de inventario con más frecuencia, minimizando los costos de mantenimiento por unidad.

    Esto da una idea de la eficiencia general de una empresa y sus procesos de gestión de inventario. Cuanto mayor sea la tasa de rotación de inventario, más eficiente será una empresa para procesar su inventario.

    2) Tasa de venta directa

    La tasa de venta directa toma la cantidad de inventario que recibe un minorista y la compara con lo que realmente se vende durante un período determinado. Por lo general, se expresa como un porcentaje:

    Esto ayuda a analizar si su inversión en un producto en particular está funcionando bien. Las tasas de venta directa bajas indican que usted compró en exceso o tiene un precio demasiado alto, mientras que las tasas de venta directa altas indican que es posible que tenga una compra insuficiente o un precio demasiado bajo.

    Es una excelente manera de tomar decisiones sobre futuras cantidades de compra de un producto o de un proveedor en particular.

    3) Días de inventario pendiente

    Los días de inventario pendiente miden la cantidad típica de días que tarda el inventario en convertirse en ventas.

    Es difícil sacar conclusiones de un solo cálculo. Pero debe observar los estándares típicos de la industria y también realizar un seguimiento de si su tendencia es al alza o a la baja a medida que pasa el tiempo.

    4) Existencias de seguridad

    El stock de seguridad es el stock de respaldo necesario para hacer frente a problemas de suministro inesperados y/o cambios repentinos en la demanda.

    Tenga en cuenta que desea tener suficiente stock de seguridad para satisfacer la demanda. Pero no tanto como para que el aumento de los costos de mantenimiento ejerza presión sobre el flujo de caja.

    5) Punto de pedido

    El punto de pedido ayuda a determinar cuándo pedir nuevo inventario. Es un punto específico en el tiempo que actúa como disparador para volver a ordenar tan pronto como las existencias hayan disminuido a ese nivel determinado.

    Es importante tener en cuenta el tiempo de entrega de las nuevas existencias al establecer los puntos de pedido. Debe quedar suficiente stock para satisfacer la demanda antes de que el inventario recién comprado esté disponible para la venta.

    6) Cantidad económica de pedido

    Es una fórmula que ayuda a calcular exactamente cuánto inventario pedir. Tiene en cuenta la demanda típica de una empresa, los costos de pedido y los costos de transporte para proporcionar la cifra más económica posible:

    Obviamente, esta es una fórmula bastante complicada de usar. Pero cubrimos esto con mayor profundidad en el Capítulo 4: Inventario de compras.

  • Un software o sistema de gestión de inventario hace todo el trabajo pesado para una empresa minorista en lo que respecta a su inventario. Realiza un seguimiento de las adiciones y sustracciones de inventario automáticamente, sin depender de procesos manuales, en papel o en hojas de cálculo.

    Los sistemas como este se están volviendo cada vez más populares entre las empresas en crecimiento a medida que enfrentan los desafíos de la venta minorista multicanal y omnicanal moderna

    Elegir un sistema de gestión de inventario adecuado para su negocio puede ser un proceso complicado. Pero aquí hay algunas características fundamentales de un buen software:

    • Seguimiento en tiempo real. Sincroniza una cifra de inventario en vivo en todos los canales de venta y almacenes.
    • Pronóstico. Utiliza datos de ventas anteriores para proyectar los requisitos de inventario estimados en el futuro.
    • Adquisitivo. Ayuda a gestionar todos los proveedores y pedidos de compra para reponer las existencias de forma rápida y sencilla.
    • Reglas y automatizaciones. Permite la creación de reglas de inventario, p. para dictar cuánto stock se muestra en cada canal de ventas.
    • Basado en la nube. Se accede desde cualquier lugar sin que los miembros del equipo sobrescriban los datos y realicen cambios.


    Muchos sistemas (como Stockagile) también ayudarán a administrar y automatizar una gran cantidad de otras tareas operativas, como ventas y pedidos al por mayor, recolección y empaque, envío y devoluciones.

  • El software de administración de inventario de Stockagile sincronizará el inventario multicanal, pronosticará los requisitos, organizará el inventario del almacén, administrará las órdenes de compra y también brindará la opción de ejecutar todo digitalmente a través del escáner de código de barras. También hay funciones para manejar pedidos multicanal y envíos en el mismo sistema para

    Esta guía inicial cubre todos los aspectos básicos de la gestión de inventario. Pero hay mucho más en juego que exploraremos en los próximos capítulos, comenzando a continuación con los diferentes tipos de inventario que debe tener en cuenta. También es posible que desee obtener más información sobre los informes de inventario.