El control de existencias (también conocido como control de inventario) es el proceso de mantenerse al tanto de los niveles de inventario en toda una empresa y durante todo el ciclo de vida de ese inventario (desde la recepción de los proveedores hasta el envío a los clientes). Un buen sistema de control de inventario ayuda a evitar la escasez, el exceso de existencias y otros problemas costosos dentro del almacén.

Las empresas que utilizan sistemas efectivos de control de existencias podrán reducir la cantidad de productos de venta lenta que tienen en los estantes al tiempo que aumentan la cantidad de productos de venta alta.

Esta es una forma altamente rentable y eficiente en el tiempo de controlar los bienes en su negocio eliminando artículos que no contribuyen al éxito de las finanzas, mientras libera espacio en el almacén para la venta de artículos adicionales. El uso efectivo del control de existencias evita cualquier margen de error con sus gastos financieros, evita gastos excesivos en artículos impopulares y mantiene los niveles de inventario.

Existen múltiples formas de controlar su inventario; es importante decidir qué método es mejor para usted y su negocio. A menudo, el método que elija estará determinado por el tamaño de su negocio en este momento y/o sus ambiciones de crecimiento futuro.

Métodos manuales de control de existencias

1. Bolígrafo y papel

Existen algunos métodos manuales, como el uso tradicional de lápiz y papel y hojas de cálculo de Excel, que pueden ayudar a controlar su inventario. Estos son más adecuados para empresas más pequeñas que tienen el tiempo y la capacidad de registrar artículos manualmente.

Tan pronto como comience a vender a través de más de un canal, es probable que los procesos manuales de control de existencias se rompan. Esto se debe a que, a menos que tenga a alguien capaz de rastrear el inventario en tiempo real, es probable que venda en exceso. Usar lápiz y papel es una forma económica de registrar su inventario. Sin embargo, el uso de lápiz y papel tiene el potencial de ensuciarse muy rápidamente y probablemente debería evitarse.

2. Hojas de cálculo

Otro método manual es el uso de una hoja de cálculo de Excel o Google para almacenar información. Sin embargo, la hoja de cálculo no se puede actualizar automáticamente. Idealmente, para usar este método, una empresa debe confiar en un empleado que conozca el inventario por dentro y por fuera para actualizarlo.

Ambos métodos son formas que consumen mucho tiempo para registrar su inventario y dejan mucho espacio para errores y errores humanos.

3. Tarjetas de acciones

Las tarjetas de inventario son ideales para principiantes y se pueden archivar para facilitar el acceso; sin embargo, pueden correr el riesgo de dañarse o perderse Una tarjeta de existencias es un documento que ayuda a realizar un seguimiento del inventario mediante el procesamiento de compras, ventas, devoluciones, precios unitarios, etc. Se puede utilizar para mostrar cuánto stock existe en un momento dado y contiene una amplia gama de información, incluida la descripción, el valor, los detalles del proveedor, las cantidades y los plazos de entrega, así como información adicional sobre el historial de stock anterior.

Las tarjetas de inventario son ideales para principiantes y se pueden archivar para facilitar el acceso; sin embargo, pueden correr el riesgo de dañarse o perderse.

Software básico de gestión de inventario

Es probable que las soluciones de software básicas ayuden a los usuarios a mantener la información en un solo lugar y tengan automatizaciones limitadas disponibles. Son más adecuados para negocios de pasatiempos o negocios sin planes serios de crecimiento. Esto se debe a que puede carecer de las funciones necesarias para el comercio electrónico multicanal más complejo.

El software de gestión avanzada viene con impresionantes funciones de generación de informes y la capacidad de sincronizar con múltiples canales. Debe integrarse con todas las demás herramientas de comercio electrónico que los minoristas necesitan y ayudar a administrar las operaciones de almacenamiento y envío.

Este software puede adaptarse y desarrollarse con las crecientes necesidades de una empresa.

Cuando busque el mejor método de control de existencias para usted, es probable que se encuentre con los términos «periódico» o «inventario perpetuo».

1. Periódico

Un sistema de inventario periódico está dirigido más a empresas más pequeñas, pero puede ser utilizado por una empresa de cualquier tamaño. Emplea conteos físicos regulares de las existencias para calcular el nivel de inventario y los costos de los bienes vendidos (COGS). Al final de un período determinado, el inventario y el costo de los bienes vendidos se actualizan manualmente.

2. Perpetuo
Un sistema de inventario perpetuo realiza un seguimiento de los saldos de inventario de forma continua, con actualizaciones que se generan automáticamente tan pronto como se reciben o venden los productos. Los sistemas perpetuos son necesarios para cualquier minorista de comercio electrónico que busque aprovechar el comercio electrónico multicanal o que tenga necesidades de cumplimiento más complejas.

Las actualizaciones son automáticas tan pronto como se reciben o venden los bienes y los COGS también se actualizan de inmediato. En cuanto a las ventas, se registran inmediatamente en un inventario en vivo. Lo que significa que el conteo en vivo siempre debe ser correcto si no hay robos en la tienda o daños.

Al buscar una solución de control de existencias para el comercio electrónico multicanal, es importante saber qué buscar. Si bien las soluciones pueden tener más funciones que las que se enumeran a continuación, estas son algunas de las más importantes que necesitará para tener un control completo sobre su stock.

1. Sincronización a través de múltiples canales

Es importante tener un sistema de control de existencias que pueda sincronizarse a través de múltiples canales. Stockagile, por ejemplo, sincroniza con canales de venta diferentes, incluida la integración de Amazon, eBay y mucho más.

2. Seguimiento de inventario en múltiples ubicaciones

Como se mencionó anteriormente, un sistema moderno de control de existencias realiza un seguimiento del inventario en varias ubicaciones (como el almacén, la Logística de Amazon y la tienda minorista) y garantiza que los niveles de existencias precisos estén siempre disponibles para su equipo, lo que ahorra tiempo y energía a sus trabajadores.

3. Sincronización en tiempo real

Un moderno sistema de control de existencias perpetuo, como Stockagile, sincronizará su inventario casi en tiempo real. Lo que significa que si realiza una venta en cualquier lugar, se registra en todas partes, de inmediato. Esto le da un conteo de existencias en vivo.

4. Conexión con los transportistas

Una verdadera solución de control de inventario también se conectará con los transportistas, brindándole una visibilidad completa de dónde se encuentra su inventario hasta el final de su viaje.

5. Seguimiento de devoluciones

Esto es importante para garantizar que los artículos devueltos por el cliente lleguen de manera segura a su almacén. También es imperativo que pueda obtener informes sobre sus devoluciones, ya que puede usar esos datos para tomar decisiones comerciales relevantes relacionadas con productos y procesos.

6. Informes de fácil acceso y comprensión

Es importante que un MICS tenga un sistema de informes de calidad, ya que esto permite tomar decisiones basadas en datos sobre futuras compras y ventas de acciones. Un buen sistema de gestión de inventario debe ser capaz de producir informes de rentabilidad, informes de ventas netas, informes de rotación y previsión de demanda.

7. Facilidad para encontrar la pista de auditoría

Un moderno sistema de control de existencias le brindará un registro de auditoría de fácil acceso. Así podrás ver cómo se ha modificado y actualizado el stock, quién lo ha actualizado y cuándo lo ha hecho. Esto es de gran ayuda cuando se trata de administrar su almacén de manera efectiva.

8. Ayuda a crear kits y paquetes

Un sistema de inventario moderno debería poder crear kits y paquetes fácilmente. Los kits y paquetes son una excelente manera de mover existencias, ofrecer descuentos u ofrecer promociones. Y un moderno sistema de control de existencias hará que sea mucho más fácil para usted aprovechar esta estrategia de ventas al facilitarle a su equipo el cumplimiento de estos pedidos. Sin un sistema de gestión de inventario capaz de manejar kits y paquetes, pueden convertirse en una pesadilla para el seguimiento de inventario.

9. Permite recuentos periódicos de inventario

Los recuentos de inventario periódicos toman menos tiempo que detener por completo las operaciones para realizar un inventario completo, son más flexibles y más precisos. Tenemos una guía separada donde puede obtener más información sobre los recuentos de inventario periódicos aquí.

Si todavía está considerando si vale la pena un sistema de control de inventario moderno, aquí hay una lista de beneficios que puede ofrecer un sistema modernizado.

1. Visibilidad para propietarios y operadores

Un moderno sistema de control de existencias iluminará todos los aspectos de sus operaciones de cumplimiento. Deben saber dónde está todo en cualquier momento y poder revisar sus informes y registros para ver fácilmente dónde se pueden optimizar sus flujos de trabajo.

2. Ayuda a hacer crecer su negocio

Un sistema de control de inventario moderno puede ayudar a impulsar su negocio a través de su procesamiento modernizado, eficiente y que requiere menos tiempo para administrar su inventario en comparación con las hojas de cálculo de actualización manual. Como resultado, su empresa puede utilizar el tiempo ahorrado para concentrarse en otros factores que pueden contribuir a su crecimiento.

Además de esto, los datos que recibirá en su inventario lo ayudarán a tomar decisiones más informadas sobre su negocio.

3. Se integra con herramientas de comercio electrónico y transportistas

Para tener éxito en el marketing multicanal u omnicanal, deberá poder conectar sus canales de ventas, gestión de inventario, gestión de almacenes y transportistas. También deben ser una API abierta para cualquier herramienta que no esté integrada de forma nativa. 

4. Reduce la sobreventa y el exceso de existencias

Esta es una gran ventaja de tener control y visibilidad completos sobre sus niveles de existencias. Por un lado, puede asegurarse de tener suficiente stock disponible para evitar la sobreventa. Mientras que, por otro lado, podrá identificar fácilmente los productos que ocupan demasiado espacio en los estantes y no se venden lo suficientemente rápido.

5. Reduce las devoluciones por errores de selección

Esto también es muy beneficioso para el aspecto de servicio al cliente de su negocio, asegurando que los clientes estén satisfechos en primera instancia y reduciendo el espacio para quejas. A menudo, esto se debe a que puede funcionar con un sistema de inventario de código de barras.

Los sistemas modernos de control de existencias deben integrarse completamente con las operaciones de su almacén. Simplificando la vida de los equipos de cumplimiento al automatizar muchas de las decisiones que de otro modo tendrían que tomar. Esto también tiene los beneficios de hacer que sea menos probable que necesite contratar nuevo personal de almacén y más fácil capacitarlos cuando lo haga.

También debería ser posible optimizar los flujos de trabajo y las rutas de selección. Reducir el tiempo que se tarda en cumplir con los pedidos individuales.

Si usted mismo administra el inventario, puede ser útil comprender estas fórmulas clave para ayudarlo a controlar su inventario. Son lo suficientemente simples de usar y poner en cualquier hoja de cálculo que esté usando.

Cantidad económica de pedido (EOQ)

La fórmula es la raíz cuadrada de  2 (costos de instalación y tasa de demanda) dividida por los costos de mantenimiento.
Esta fórmula es ideal para empresas que desean minimizar sus costos de inventario (por ejemplo, costos de pedidos, costos de escasez y costos de mantenimiento). Con el supuesto de que los costos de demanda, pedidos y mantenimiento permanecen constantes, esta fórmula es muy rentable.

Fórmula de punto de pedido

Para esta fórmula, multiplique la tasa de uso diario promedio de un artículo de inventario por el tiempo de entrega en días para reabastecerlo. El punto de pedido evita que su empresa se quede atrás en el próximo suministro de inventario, ya que un punto de pedido preciso garantiza que haya suficientes existencias para satisfacer la demanda de los clientes.

Fórmula de rotación de inventario

La fórmula para la rotación de inventario es el costo de los bienes vendidos (COGS) dividido por el inventario promedio para el mismo período.

Esta fórmula ayuda a su empresa a comprender la tasa a la que una empresa vende y reemplaza sus existencias de bienes durante un período determinado.

Existen algunas prácticas útiles para ayudarlo a reponer sus existencias, pero los métodos difieren según el tipo de industria en la que se encuentra su empresa.

FIFO

FIFO es una abreviatura de «primero en entrar, primero en salir» y, a menudo, es un método utilizado en la industria hotelera. Indica que debe intentar vender los artículos que llegan primero a la tienda; por lo tanto, los artículos más antiguos se colocarán en la parte delantera del estante, mientras que los productos más nuevos se colocarán en la parte posterior. Esto evita posibles problemas con las existencias muertas que pueden dañar su negocio debido a la pérdida de ganancias. En segundo lugar, reduce el efecto de la inflación ya que los artículos más antiguos se venden primero.

LIFO
LIFO es la inversa de lo anterior y es una abreviatura de «último en entrar, primero en salir». Este método garantiza que los productos pedidos más recientemente se vendan primero, ya que tienen prioridad sobre las existencias antiguas. Hay algunas ventajas de este método, especialmente si los costos de fabricación de un determinado producto van en aumento. Si luego vende primero los más baratos, el costo de producción se subestima mientras que sus ganancias se sobrestiman. Por lo tanto, LIFO a veces puede ser un método más confiable que también arroja luz sobre sus ganancias.

JIT (justo a tiempo)
El método JIT se utiliza para controlar el stock de las empresas que no almacenan materias primas. En cambio, hay entregas regulares que solo suministran a las empresas lo que se requiere antes de que se agoten las materias primas existentes. Sin embargo, este es solo un método eficaz para las empresas que tienen una buena relación con los proveedores (idealmente locales), ya que esto reduce el tiempo de entrega y los gastos de envío.

Sistema de dos o tres contenedores
El sistema de dos contenedores funciona para decidir cuándo deben reabastecerse los productos o los materiales de producción. El primer contenedor almacena artículos que se han gastado, luego se hacen pedidos para rellenar o reemplazar estos artículos. En cuanto al segundo contenedor, se supone que debe contener suficientes artículos para durar hasta que llegue el pedido del primer contenedor.

En el sistema de tres contenedores, el tercer contenedor de inventario se guarda para el proveedor. Básicamente, un almacén de fabricación retiene un stock de inventario en dos contenedores, mientras que el proveedor del inventario reserva un contenedor en su ubicación. Este método se utiliza principalmente para asegurar el flujo de inventarios durante la producción de los productos terminados.

Cantidad de pedido fija

Este método asegura que los niveles máximo y mínimo de inventario sean fijos. La cantidad máxima y fija de inventario se puede reabastecer una vez que el nivel de inventario alcanza el nivel de reorden establecido automáticamente o el nivel mínimo de existencias.

El pedido fijo permite que se realicen pedidos cuando sea económicamente factible hacerlo. Además, requiere poca participación humana, monitorea los niveles de existencias y genera pedidos futuros automáticamente. El problema principal que a veces ocurre con esta práctica es que puede conducir a un exceso de existencias de ciertos productos en comparación con otros.

Pedido de período fijo
Periódicamente, se realizan pedidos para reponer el inventario. Esto también se puede denominar un sistema de pedido de déficit de período fijo porque cada vez que se realiza el pedido, la cantidad de productos es diferente. Esto puede ser útil de varias maneras. Ayuda a la gestión del inventario, ya que puede comparar sus productos actuales con un nivel de pedido preestablecido, teniendo en cuenta las variaciones estacionales que pueden afectar la elección de productos.

Existen múltiples métodos para controlar la forma en que su empresa vende su inventario. Aquí hay algunas formas diferentes que pueden ayudarlo a utilizar su tiempo de manera más eficiente:

Kits y Paquetes
El uso de kits y paquetes es una forma extremadamente eficiente de vender múltiples productos; sin embargo, esto a veces puede causar problemas para el equipo del almacén si no se controla adecuadamente.

Stockagile permite una configuración fácil para sus paquetes porque, tan pronto como se ordena un paquete, se asegura de que su equipo de almacén sepa exactamente qué recoger. Al usar Stockagile, no solo ahorra tiempo a todos los empleados, ya que el software hace la mayor parte del trabajo al seleccionar productos para paquetes, sino que maximiza la satisfacción del cliente al reducir el error humano.

Inventario rodante
El inventario rodante es otra estrategia útil y eficiente en el tiempo que reduce la cantidad de esfuerzo dedicado al manejo del inventario para una empresa cuyo inventario se entrega a un área de almacenamiento en lugar de descargarse directamente en el almacén.

En cambio, los camiones de reparto que transportan el inventario dejan sus remolques en el estacionamiento; por lo tanto, cuando se necesita el inventario en una tienda minorista, un camión puede recoger el remolque y llevarlo allí. Se ha demostrado que esto es muy rentable con algunos estudios que demuestran un ahorro del 9 % en los costos asociados con la gestión de inventario.

Es extremadamente útil ya que evita el almacenamiento de ciertos productos en el almacén y reduce las horas de trabajo de los trabajadores del almacén que realizan el seguimiento del inventario. En su lugar, los envíos se producen y envían para satisfacer la demanda de los clientes.

Pedidos pendientes

Los pedidos pendientes son cuando permite que los clientes hagan pedidos incluso si no tiene existencias disponibles. Cuando le ordenan a usted, usted ordena inmediatamente a su proveedor. Se utiliza para hacer frente a un aumento repentino de las ventas que deja a su empresa sin existencias.

Sin embargo, los pedidos pendientes a veces causan insatisfacción a los clientes debido al largo tiempo de espera de la entrega.

Teniendo en cuenta todas las diferentes prácticas, estos son los mejores métodos para administrar y controlar el inventario de su empresa lo mejor que pueda.

Auditorías de inventario frecuentes
Es vital tener un recuento preciso de su inventario en todo momento. Si no utiliza un software capaz de realizar recuentos periódicos de inventario, es posible que deba cerrar las operaciones con regularidad para realizar recuentos de existencias o correr el riesgo de vender en exceso.

Elegir el método de costeo de inventario correcto (FIFO o LIFO):
Como se discutió anteriormente, el método de cálculo de costos de inventario diferirá según el tipo de negocio que posea o administre. Los lugares de hospitalidad se adaptarán mejor a FIFO, mientras que el uso de LIFO es útil cuando los costos de fabricación fluctúan constantemente, ya que LIFO garantiza que pueda maximizar sus ganancias. Asegúrese de evaluar los diferentes métodos de cálculo de costos de inventario para su negocio antes de decidirse por uno, ya que este es un aspecto importante que puede ahorrarle dinero y tiempo si se selecciona correctamente.

Establecer niveles de existencias de seguridad
Asegúrese de tener cantidades adicionales de artículos para productos populares para evitar una situación de falta de existencias. Es importante implementar un inventario de seguridad, ya que no solo evita la molestia o el pánico de quedarse sin inventario, sino que también lo cubre hasta la próxima llegada de inventario.

Tome decisiones basadas en datos sobre los niveles de existencias
Los datos y el análisis son herramientas cruciales para controlar su inventario. Para tener un buen control sobre su inventario, debe acceder regularmente a los informes relevantes que contienen el recuento de inventario, los datos de ventas y las tasas de venta directa.

Stockagile ayuda con esto debido a su función inteligente de pronóstico de inventario que permite a los minoristas administrar su inventario rápidamente y con el mínimo esfuerzo. Garantiza predicciones precisas de las existencias futuras, reduce la probabilidad de que se agoten las existencias y, al mismo tiempo, es extremadamente rentable al evitar que mantenga un exceso de existencias.

Con suerte, este artículo ha arrojado algo de luz sobre cómo ayudar a su empresa a administrar su inventario de manera efectiva. Si bien existen varios métodos que puede utilizar, invertir en una herramienta de software avanzada como Stockagile beneficiará en gran medida a su negocio de comercio electrónico, lo que le permitirá ahorrar tiempo y dinero que puede utilizar mejor en otros lugares.