¿Qué es un albarán?

Un albarán es un documento mercantil en la que el cliente y el proveedor indican la entrega y la recepción de los productos. Acredita la transacción a diferencia de la factura, que acredita el pago.

Quién interviene en la gestión del albarán

  • Vendedor: Es la persona encargada de emitir el albarán con la información detallada de la transacción, acordada anteriormente.
  • Comprador: Es el encargado de revisar que la mercancía haya llegado correctamente y ha de firmar el albarán, y enviarle una copia al vendedor, conforme la transacción ha sido completada.

Funciones del albarán

Lo prepara la persona que envía los productos, el proveedor o vendedor. Por una parte, permite al vendedor exigir el pago del producto así como al comprador recibirlo en las condiciones pactadas.

Firma y entrega

Como hemos comentado anteriormente, el albarán es emitido y elaborado por el vendedor. Una vez la transacción esté completada, el comprador lo firma y manda una copia al vendedor.

Es muy importante que el comprador revise que todos los productos estén en las condiciones pactadas ya que la firma del albarán implica que el vendedor queda absuelto de cualquier problema en la entrega de los productos. En este caso, si una empresa de transporte ha hecho de intermediario, la firma de éste significa que han hecho la entrega correcta.

Firmamos el albarán y nos damos cuenta de que…
  • La mercancía está dañada y es culpa de la empresa de transporte. Al firmar el albarán, la empresa de transporte y el vendedor quedan libres de culpa. A nivel legal, no se puede reclamar nada una vez firmado. Normalmente, el comprador asume los daños a no ser que consiga llegar a un acuerdo con el vendedor o la empresa de transporte.
  • La mercancía está dañada debido al vendedor. Tiene 30 días para reclamar al vendedor, acreditado por el albarán.

Qué contiene un albarán

  • Número de documento.
  • Datos del comprador.
  • Datos del vendedor.
  • Fecha de emisión.
  • Fecha y lugar de entrega de la mercancía.
  • La descripción de los productos, indicando su número.

Ejemplos de albaranes con StockAgile

Con StockAgile vemos la información de los detalles y la factura asociada. Los productos, el total de artículos y notas que queramos escribir asociadas a un pedido de venta.

Tipos de albaranes

Dependiendo de los datos que incluya le documento, encontramos:

  • Albaranes valorados: Contiene información adicional del precio de cada producto, los descuentos, los impuestos y el importe total del pedido. No está acompañado de la factura, la facturación se hace después de la entrega del producto.
  • Albaranes sin valorar: Tiene los datos mínimos necesarios para realizar un alabarán ya que va complementada con la factura que especifica la información restante.

Diferencia entre factura y albarán

El albarán y la factura son diferentes. El primero no tiene funciones legales ni tributarias y es opcional en cualquier transacción, en cambio, la factura es obligatoria y sí que tiene implicaciones tributarias. Otra diferencia, sería que la factura contiene la información relativa al IVA aplicado, los datos fiscales de las dos partes y la cantidad del producto.

Diferencia entre factura proforma y albarán

El albarán sería un documento firmado por parte del cliente cuándo la entrega de los productos ha sido completada. En cambio, la proforma es una factura provisional de dicha actividad comercial.

Ver más información sobre qué es una factura proforma