El plan de ventas, hace referencia a la parte del plan de marketing ya sea de un proyecto o empresa, que concreta los diferentes objetivos de venta, y especifica de qué forma se conseguirán cuantificándolo en forma de presupuesto.
En algunos casos, dependiendo del tipo de empresa, el plan de ventas contará también con un plan de acciones comerciales. A continuación se atenderá a diferentes aspectos relacionados directamente con la evaluación general del plan de ventas llevado a cabo y de la satisfacción del cliente, tales como:
- Elaboración de informes de seguimiento de los objetivos del plan
Se debe de elaborar informes para el seguimiento de los objetivos del plan comercial. Determinando qué elementos del proceso de ventas funcionan y cuáles no, a través de una respuesta inmediata de sus clientes.
Programa de seguimiento:
El programa de seguimiento, tiene como finalidad evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos de calidad establecidos en el Plan, así como la detección de desviaciones y problemas que impidan o dificulten la consecución de los objetivos propuestos.
Este programa deberá permitir la aplicación de medidas y actuaciones tendentes a eliminar o
disminuir las desviaciones detectadas en las diferentes actuaciones que se van a realizar.
- Decisiones de planteamiento
Las técnicas de planeación no se basan en predecir y en prepararse para el futuro; sino en ordenar los recursos para que el futuro sea favorable. Para ello, se han de controlar los acontecimientos que sean manejables y adaptar los que no lo sean.
El Plan de ventas abarca los siguientes pasos:
Recopilación de información: el primer paso comprende la recopilación de información, acerca de la problemática. Se pueden obtener datos útiles a partir de fuentes subjetivas y objetivas. Desarrollar un marco de referencia adecuado para entender un problema es una habilidad administrativa importante.
Fijación de objetivos: a la hora de definir los resultados finales de una empresa u organización se fijan objetivos. Son cinco las caracteristicas de un objetivo, este ha de ser: específico, medible, acordado, realista y relacionado con el tiempo.
Desarrollo de políticas: las políticas hacen referencia a las diferentes decisiones permanentes relativas a los asuntos estratégicos recurrentes y restringen las clases de estrategias aceptables para lograr la consecución de los objetivos.
Desarrollo de programas: los programas fraccionan los objetivos y estrategias en pasos manejables, los cuales pueden identificarse, delegarse e instrumentarse, cuyos resultados se pueden medir. Estos pasos de acción se conocen también como tácticas.
Establecimiento de procedimientos: los procedimientos son programas de acción los cuales están estandarizados y se refieren a asuntos tácticos recurrentes.
A menudo conforman la forma más eficiente de desempeñar una tarea. También aportan uniformidad para terminarla. El registro de un pedido puede requerir que se respeten los procedimientos estándares. Entre los procedimientos de ventas podemos incluir: descripciones detalladas para llenar formas de pedidos, manejar gastos o informes de accidentes, etcétera.
Presupuestación: otorgación de recursos a programas. Los recursos incluyen personas, capital de trabajo e información. La información acerca del mercado y los competidores se ha vuelto un recurso muy costoso en lo que respecta a la administración de ventas. Los vendedores y los gerentes de ventas deben presupuestar su tiempo, gastos y materiales promocionales.
- Evaluación de los informes de ventas
Debemos evaluar los sistemas de informes, pues garantizan que la organización vaya tras sus objetivos. Para establecer estos sistemas, hay que determinar qué datos básicos se requieren y cómo y cuándo se informará al respecto.
Las evaluaciones de desempeño del personal de ventas ha de ser una herramienta que permita lograr un espacio de comunicación entre el Gerente de Ventas y el Vendedor. Este espacio ha de tener como conclusión, la generación de entusiasmo para un futuro desarrollo de habilidades que den lugar al éxito profesional.
Los principales objetivos de la evaluación de la fuerza de venta es:
1. Evaluación de los puntos débiles y fuertes de cada vendedor
Aprovechando las fortalezas y las debilidades han de ser corregidas mediante la capacitación y a través de una supervisión más firme, lo cual significa que uno de los objetivos de la evaluación del desempeño es proveer indicaciones tanto para la capacitación como para la mejora del desempeño de cada vendedor.
2. Evaluación del desempeño de cada vendedor para incentivarlos
Viene a verificar los diferentes méritos de cada vendedor para recompensarlo a través de la remuneración.
Para la evaluación de los vendedores es necesario tomar en cuenta el reporte o informe de ventas de cada vendedor, el desempeño de las ventas, el informe presentado por los jefes o supervisores, las diferentes encuestas realizadas a clientes, las conversaciones con otros vendedores, etc.
- Consecuencias de la evaluación
Como finalidad de la evaluación y el estudio de los informes de venta se deberán tomar unas decisiones en consecuencia de los datos obtenidos para corregir el desvío entre los objetivos y los datos finales.
Las consecuencias derivadas de no llevar a cabo una adecuada evaluación del desempeño se presentan a continuación:
No existe la posibilidad de orientar las acciones del personal hacia la consecución de los objetivos del área.- Dificulta la supervisión del personal al no existir un sistema que permita medir el avance de las acciones.
- Disminuye la transparencia en cuanto al sistema de estímulos y promociones. Se disminuye la motivación del personal, lo que deteriora su productividad.
- Se mejora el deterioro del clima laboral al no existir un sistema capaz de promover la equidad. El personal, al no recibir retroalimentación oportuna, puede repetir errores o desviarse de las metas establecidas sin obtener la posibilidad de volver a orientar el camino.
- No existe la posibilidad de tener un mayor contacto entre jefe y colaborar de cara a los objetivos de tarea y de desarrollo, al no aprovechar el alto impacto de la entrevista de valoración del desempeño.
Programa de evaluación:
Un programa de evaluación es aquel que ha sido diseñado para centrar la atención de los subordinados en el nivel de desempeño que se espera obtener de ellos, para proporcionar medidas del grado hasta el cual alcanzan sus niveles de desempeño esperados, y para poder comunicar esta información a ellos, de forma que la acepten y la empleen como base para hacer cualquier tipo de cambio que sea necesario en su realización.
Cuando no es posible esperar mejoras en el desempeño de un individuo, la evaluación puede utilizarse entonces para apoyar cualquier acción de personal que se tome de forma correctiva.
