Es probable que como empresa o autónomo, haya llegado a nuestras manos una factura proforma, o bien, que necesitemos crear una. Veamos qué es y cómo se rellena una factura proforma.
Esto es lo que va a cubrir este blog:
- Que es una factura proforma
- Factores a tener en cuenta
- ¿Cuándo se utiliza?
- Elementos indispensables
- Crear una Proforma con Stockagile
- Diferencia entra una factura proforma y un presupuesto
- Diferencia entra una factura proforma y un alabrán
1-¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma no tiene valor comercial, simplemente contiene los detalles de una futura factura definitiva. La proforma la entregaremos al cliente especificando de una futura actividad comercial.
2-Factores a tener en cuenta
- No forma parte de la contabilidad de la empresa ni se declara fiscalmente.
- Tiene un mero carácter informativo, por lo que no es una factura a cobrar con el cliente.
- En caso de cualquier problema con el cliente, la factura proforma sí tiene poder jurídico y acredita actividad entre las dos partes.
3-¿Cuándo se utiliza?
La factura proforma se emite cuando ya ha habido un acuerdo entre las dos partes pero aún no se ha formalizado. En muchas ocasiones, el pedido ya ha sido realizado.
Generalmente, es utilizada en negocios internacionales que haya aduanas de por medio, ya que:
- Es una muestra de confianza por parte del proveedor al cliente de la oferta comercial.
- Especifica los detalles de venta y tiene la opción a modificarlos.
- Evita el vacío legal cuando la mercancía aún no ha llegado y el proveedor no ha cobrado, es un documento que justifica dicha actividad.
4- Elementos indispensables
- Encabezado se clarifica que se trata de una factura proforma.
- Fecha de emisión de la factura proforma.
- Identificación del proveedor que es quien emite la factura proforma. Nombre, Número de Identificación Fiscal (NIF), dirección o domicilio fiscal, número de IVA intracomunitario, datos de contacto.
- Identificación del cliente potencial incluyendo los mismos datos que en el caso de proveedor.
- Descripción detallada de los productos o servicios detrás de la emisión de la factura incluyendo el precio unitario y el coste total, es decir, teniendo en cuenta los costes de envío u otros costes adicionales.
- Impuestos aplicables que, en el momento en de la emisión de la factura definitiva, tendrás que computar en tu contabilidad y declarar ante Hacienda en el periodo de autoliquidación del impuesto que marca el calendario fiscal.
5-Crear una proforma con StockAgile
Con StockAgile es muy sencillo crear facturas proformas. Como vemos en estas imágenes los campos a rellenar que toda proforma ha de tener serían:
- Los detalles de contacto: El nombre del cliente, la dirección de facturación, la fecha de facturación y de vencimiento, la dirección fiscal, el número de serie y el concepto de la proforma.
- Adicionalmente, podemos añadir: la divisa, el idioma y la tarifa (mayorista, outlet..) en la que está la factura proforma.
- Las líneas serían los productos (el pedido) que hemos acordado con el cliente. Con StockAgile los productos ya los tendríamos creados en el software.
- Tendríamos la opción de añadir notas (privadas y en la factura), el método de pago, el descuento (si hay), o bien si queremos excluir impuestos o añadir el recargo de equivalencia.
- Por último, tenemos la información relativa al pago. Establecemos la opción de método de pago, la cantidad y la fecha.
Una vez configurada la proforma, podemos guardarla e imprimirla en formato pdf, como vemos en este ejemplo.
6-Diferencia entre una factura proforma y un presupuesto
La diferencia entre un presupuesto y una proforma muchas veces es confundida. Un presupuesto es una propuesta por parte del proveedor del precio y las condiciones de un servicio o producto final al cliente. Normalmente, el presupuesto comporta más cambios en las condiciones y la transacción tiene más posibilidades de no ser completada.
Por otra parte, la proforma, es la misma definición que el presupuesto, pero no hay tantas modificaciones en el acuerdo y mayoritariamente acaba completando. Hay más comunicación entre las dos partes y las condiciones están muy habladas.
A nivel legal, la proforma tiene carácter jurídico, indica la presencia de dicha actividad comercial entre las partes y el presupuesto no.
Normalmente, el proceso de negociación primero sería el envío de un presupuesto, se acabarían de acordar las condiciones y el precio, una vez pactados se enviaría una proforma.
7-Diferencia entre factura proforma y un albarán
El albarán es un documento firmado por parte del cliente cuándo la entrega ha sido completada. Es el justificante de una entrega de mercancía, de modo que garantiza la llegada del producto. No tiene validez contable ni fiscal.
En cambio, la proforma es una factura provisional de dicha actividad comercial.
