¿Qué es la rotura de stock?
Una rotura de stock o ruptura de stock se produce cuando al recibir un pedido la empresa no tiene cantidad suficiente del determinado producto. Por lo tanto, no dispone de los productos que los clientes le han demandado.
Como la compra no se ve realizada, produce consecuencias desastrosas si tenemos diferentes canales de venta y diversas roturas de stock que no contábamos. La definición de rotura de stock para muchos, también significa tener en el almacén menos de las cantidades de stock mínimo que deberíamos de tener.
Por ejemplo, si nuestro stock mínimo de unas camisetas blancas son 10 y tenemos 7; muchos comerciantes también se refieren a roturas de stock.
Índice de rotura de stock
Para medir el índice de rotura de stock podemos utilizar una sencilla fórmula que sería:
Índice = (Pedidos no satisfechos / Pedidos totales) * 100
Así tendremos un porcentaje de qué índice de rotura de stock tenemos y qué margen tenemos de mejora.
Causas de la rotura de stock
- Aumento inesperado de la demanda: Si tenemos algún producto que se pone de moda, no tendremos tiempo en abastecer la demanda que nos piden nuestros clientes.
- Mala planificación y gestión de existencias: Si no calculamos bien las existencias que necesitamos durante la temporada y tenemos un control para ver qué productos hemos de abastecer es cuándo nos puede ocurrir una rotura de stock.
- Falta de comunicación entre el departamento de ventas y de compras: Si no hay comunicación entre los departamentos, cualquier incidencia o urgencia de última hora de abastecer o comprar materiales no se acaba realizando. Cuando tenemos que entregar el producto al cliente y no lo tenemos, es cunado entramos en rotura de stock.
- Problemas con los proveedores: Si no estamos atentos y no rastreamos dónde están y cuándo llegan los productos, si nos falta una materia prima nos va a ralentizar toda la fabricación del producto. Así como retrasos en las entregas de materias primas o incidencias en el transporte de estas.
- Falta de software de gestión: Si no tenemos un software de gestión de stock, las posibilidades de tener algún fallo humano en la cadena de suministros es altísima. Si gestionamos diferentes canales de venta, el programa te automatiza procesos. Ahorrarás tiempo en gestión evitando así roturas de stock entre muchas más.
Consecuencias de la rotura de stock
Las consecuencias de la ruptura de stock son muy subjetivas, ya que dependiendo de cada negocio tendrá más o menos costes asociados al inventario. Las consecuencias que afectan a todos los comercios en menor o mayor medida son:
- Aumento de los costes logísticos. A más inventario, mayores los costes
- Ventas no realizadas y clientes insatisfechos. Si no tenemos existencias del producto, la venta no la podremos realizar. Habremos de gestionar devoluciones, tickets o vales… Así como disculparnos con el cliente que habrá quedado insatisfecho después de querer comprar un producto y que no tengamos existencias de este.
- Daño en la imagen de la empresa. En todo negocio nos puede pasar alguna vez tener roturas de stock; pero daña la imagen de la empresa. Abastecerte de existencias para cuando venga El cliente tener a disposición los productos, es esencial para realizar las actividades de venta de toda empresa.
- Pérdida de fiabilidad y credibilidad. De cara al público, tener roturas de stock es señal que algo pasa en el negocio. Todos sabemos que vivimos en un mundo muy competitivo y nuestra clientela rápidamente se irá con los vecinos.
- Enfrentamientos y discusiones internas. Si dentro de nuestra empresa los departamentos no se comunican bien y acabamos en rotura de stock; puede ocasionar discusiones entre departamentos con los proveedores que queremos evitar a toda costa.
¿Y cómo puedo evitar la falta de existencias?
Para evitar encontrarnos en esta situación debemos de hacer una planificación de la temporada adecuada. En función del historial de pedidos de otros años o una aproximación de las ventas pasadas.
Establecer stock mínimo de cada producto. El stock mínimo o de seguridad es la cantidad mínima que tendremos siempre en el almacén. Si tenemos un aumento inesperado de ventas o cualquier situación que nos llevaría a una rotura la evitaríamos.
Coordinación de todo el equipo y comunicación interdepartamental. Parece mentira, pero hacer actividades de teambuilding, así como trabajar la confianza, respeto y comunicación entre todo el equipo es fundamental para ir todos a una y no tener deslices.
Referente a los proveedores; es importante establecer una buena relación con ellos, tratar de fidelizarlos para que te comuniquen de cualquier incidencia al instante. Así como la selección de proveedores que puedan responder a las necesidades de nuestra empresa y cuenten con respaldo a nivel profesional.
- Trabajar con herramientas de gestión de stock ayuda considerablemente a tener un control del negocio. Tendremos constancia de los movimientos de stock entre almacenes, tiendas, showrooms… Sabremos cuantas existencias tenemos de cada producto en todo momento. Así como podremos establecer stocks de seguridad para saber cuando tenemos que abastecernos.
- Con un software de gestión como Stockagile, tienes el apartado de analítica dónde te ayudará a hacer compras más precisas, ya que tendrás el histórico de otros años.
- Sabrás cuándo has hecho los pedidos con los proveedores, cuando tendrás las entregas del material así como un seguimiento de los pagos etc.
