Las empresas necesitan proveedores para suministrar bienes, como materias primas, o servicios para operar de manera efectiva.
Un minorista de pequeñas empresas, por ejemplo, depende de un tercero para proporcionar nuevos envíos de ropa de moda. Mientras que un restaurante depende de otros para entregar productos frescos para su cocina.
Para que estas relaciones comerciales sean confiables, ambas partes deben establecer un acuerdo con el proveedor. Al delinear las expectativas, cualquier confusión o conflicto de intereses se reducirá al mínimo.
Que es un acuerdo de proveedor?
Un acuerdo con un proveedor es un contrato entre dos partes en el que se detalla el intercambio de bienes y servicios a cambio de una indemnización.
Las empresas suelen tener acuerdos de proveedores con proveedores de software, especialistas de TI y proveedores de materias primas.
Estos contratos definir y describir todos los bienes que se están suministrando, así como las expectativas de pago. A menudo, los proveedores pueden negociar con la empresa antes de establecer un acuerdo. Esto asegura que ambas partes estén de acuerdo con las condiciones y los objetivos de la otra.
Sin embargo, las empresas generalmente establecen términos, condiciones y requisitos para que el proveedor cumpla. Esto les permite tener control sobre su funcionamiento y evitar retrasos en el servicio al cliente.
Los acuerdos con proveedores también son contratos jurídicamente vinculantes, lo que significa que el documento puede ser utilizado en casos judiciales si es necesario. Esto es para proteger tanto a la empresa como al proveedor y garantiza que ambos son responsables de sus acciones.
5 Elementos Los acuerdos de proveedores deben incluir
Los contratos de proveedores de cada empresa deben adaptarse para ajustarse a las necesidades y expectativas de la organización en particular. Sin embargo, hay algunas disposiciones clave que todas las empresas deberían incluir en sus acuerdos para racionalizar sus operaciones. Los siguientes son 5 elementos comunes que se deben incluir en las plantillas de acuerdo de proveedor.
1. Descripción del servicio o del producto
Un contrato de proveedor debe detallar descriptivamente los productos o servicios que el proveedor proporcionara a la empresa. También debe incluir las condiciones para la entrega de las mercancías. Por ejemplo, un restaurante puede especificar a su contratista independiente que desea que su carne congelada se acelere en cajas de envío frías. Si el contrato es especifico, habrá menos errores y retrasos en la cadena de suministro.
2. Duración del contrato y duración
También es importante incluir cuanto tiempo un proveedor debe suministrar bienes a la empresa. Esto proporcionara información sobre la duración de la relación comercial entre las dos partes. Además, el contrato debe indicar con que frecuencia se entregaran los bienes. Por ejemplo, un restaurante podría tener un acuerdo con su proveedor de carne congelada para enviar envíos cada dos lunes.
Al establecer plazos y plazos, será mas probable que el proveedor sea eficiente y proactivo en la prestación de sus servicios. También permite a la empresa pagar a sus proveedores a tiempo y saber cuando deben esperar renovar el contrato o encontrar otro proveedor
3. Términos de Precios y Pago
Los acuerdos con proveedores deben detallar cuanto dinero pagara la empresa a sus proveedores a cambio de los bienes. La empresa tambien deberia especificar si esta haciendo pagos no monetarios a sus proveedores, como la condonacion de la deuda o las contribuciones en especie. Las contribuciones en especie incluyen servicios voluntarios o bienes donados. Ademas, los terminos deben especificar como se enviara el pago. Normalmente, las empresas utilizaran un cheque por correo, enviaran dinero a traves de PayPal o realizan una transferencia bancaria en linea.
Dependiendo del volumen o la cronologia de un pedido, una empresa puede planear realizar varios pagos. Por ejemplo, pueden pagar una cuarta parte del coste total por adelantado y enviar pagos posteriores cada mes. Este tipo de pago debe estar enunciado en el contrato. Esto evitara cualquier malentendido y mala comunicacion entre el proveedor y la marca.
4. Como salir del contrato
Los propietarios de negocios deben indicar las condiciones en las que ellos o el proveedor pueden cancelar un acuerdo. Muchos contratos, por ejemplo, requeriran que los proveedores notifiquen por escrito a la empresa con al menos 3 meses de antelacion. Con una clausula de salida, la empresa y el vendedor sabran como dejar un contrato de manera responsable.
5. Acciones en caso de incumplimiento
Cuando un vendedor decide no cumplir una condicion del acuerdo, esta incumpliendo esencialmente el contrato. Esto puede causar grandes retrasos en las operaciones y aumentar los costos. Por lo tanto, el acuerdo debe tener una clausula que explique las medidas correctoras de las infracciones contractuales.
Por ejemplo, un restaurante podria indicar que no pagara un envio si las mercancias caducan o estan danadas. Los propietarios tambien deben describir el alcance de las infracciones especificas que pueden dar lugar a que la empresa cancele un contrato contractual. Al delinear acciones por incumplimiento, las empresas pueden responsabilizar a sus proveedores.
Para fomentar una relacion comercial transparente y fiable con los proveedores, las empresas deben establecer expectativas en un contrato. Con acuerdos exhaustivos con proveedores, las organizaciones pueden proteger sus operaciones y optimizar los flujos de trabajo.
