Antes de empezar con la selección y búsqueda de proveedores normalmente la tarea la realizan la sección de compras dentro de la empresa. Recopilan información y hacen una lista con posibles empresas o individuos que serían potencialmente proveedores.
Es preferible distribuir las compras entre varios proveedores para que la empresa no se encuentre en situaciones de falta de existencias.
El primer paso para la búsqueda de proveedores es tener claro el producto que buscamos, la cantidad y la calidad.
Los pasos a seguir para buscar proveedores serían:
1. Búsqueda de información – Fuentes de proveedores
Así que… ¡Manos a la obra! Algunas de las fuentes dónde podemos encontrar proveedores son:
- Internet. En blog de Shopify encontramos información muy interesante especializada en sectores para encontrar proveedores.
- Páginas amarillas
- Prensa de información general
- Radio y televisión
- Publicaciones especializadas en la actividad de la empresa
- Publicaciones e informes de bancos
- Ferias y exposiciones comerciales especializadasen el sector
- Asociaciones empresariales y profesionales
- Cámaras de comercio
- Bases de datos de organismos públicos (ministerios, comunidades autónomas, ayuntamientos, universidades, organismos oficiales, etcétera)
- Información obtenida de empresas especializadasen gestión de bases de datos
- Fuentes internas de la propia empresa, como especialistas y técnicos en los productos
En esta lista hemos de apuntar información relevante, datos identificativos, el tipo de producto que nos ofrece la empresa y la historia de la misma, para ver su posicionamiento en el mercado. Los factores más importantes que se tienen en este paso son el precio, la tecnología y servicio.
2. Solicitud de información
Una vez tengamos diferentes potenciales proveedores el paso que daremos es solicitar información, por lo tanto contacto directo con ellos para pedir información sobre el producto.
Las formas que frecuentan más las empresas para pedir información a los proveedores son:
- Vistas de representantes comerciales: Esta forma se encargan los representantes de ventas de ir físicamente a hablar con los responsables de fábrica y así preguntar todas las características o necesidades que necesiten saber. Es una de las fuentes más fiables de todas ya que consigues rápidamente información muy valiosa.
- Visitas a las empresas de los proveedores: También es común que un representante o grupo de agentes del departamento de compras interactúen con la empresa proveedora para evaluar a esta y hacerse una idea más clara del cliente potencial.
- Cartas de solicitud de información: Estas cartas son menos comunes pero también útiles si queremos respuestas concisas sobre temas. Estos modelos de carta explican el negocio y piden información directa sobre temas precisos.
3. Evaluación y selección del proveedor
Una vez tenemos una ficha con los distintos proveedores pasaremos al paso más difícil que es escoger cuál será el nuestro.
Con la información conseguida se suele hacer una ficha de cada proveedor y una tabla comparativa. En dicha ficha se verá la datos informativos del proveedor (nombre, dirección fiscal, NIF, localidad, teléfono, fax, email), después características del producto o servicio que ofrece y las condiciones comerciales.
En cuanto a la tabla comparativa, pondríamos los diferentes proveedores siguiendo criterios generales como; plazo de entrega, descuentos, precio, transporte, seguros, servicio técnico, formas de pago. Con esta tabla podremos comparar qué proveedor nos dará mejores prestaciones aunque la evaluación no ha hecho más que empezar.
Como ya hemos hablado en el post anterior, es importante no trabajar con un solo proveedor ya que si apsara cualquier cosa todo tu negocio recae en esa empresa así que tener otros proveedores que hagas algunas compras al año es una buena estrategia si algún día tuvieras algún incidente.
- Selección definitiva de los proveedores
Ya tenemos las distintas características de cada proveedor a nivel de empresa y para escoger con cuál nos quedaremos podemos seguir diferentes criterios.
- El precio: este elemento es esencial al momento de seleccionar a los vendedores que te seguirán mientras logras consolidar tu empresa. No obstante, lo económico no siempre representa el mejor valor por su capital. Si la calidad del producto o servicio de su proveedor es baja, podría causar costos extras por devoluciones o reemplazos, y el riesgo de dañar la reputación de su empresa.
- La confiabilidad: es seguramente el factor clave que hay que buscar. Un proveedor eficiente y de confianza siempre enviará la cantidad correcta de artículos, tal como lo pactó, en el tiempo convenido y en buen estado.
- Estabilidad: lo recomendable son proveedores experimentados que han estado en el negocio desde hace mucho tiempo.
- La ubicación: tratar con proveedores que están a larga distancia puede significar tiempos de entrega mayores y más costos de flete, principalmente cuando necesites algo con urgencia. Los clientes cada día demandan que los productos que compren les lleguen lo antes posible.
- Condiciones de pago: evalúa las formas y plazos de pago que te ofrece cada proveedor, pretendiendo encontrar la que más te convenga. Consulta si existe la posibilidad de financiación, aplazamientos o si existe un coste adicional por el retraso en el pago de la factura.
4. Certificación de los proveedores
El paso final del proceso de búsqueda y evaluación de proveedores consiste en su certificación. Son cada vez más las empresas que deciden hacerlo bajo unas pautas comúnmente establecidas y criterios objetivos, por ejemplo, a través de la utilización de criterios de evaluación de proveedores de la ISO 9001.
No obstante, una creencia errónea relacionada con el proceso de búsqueda y evaluación de proveedores es considerar que el proceso termina aquí. Realizar una exhaustiva certificación de nuestros proveedores no exime de futuras labores de control sobre la actividad de nuestras empresas proveedoras.
Finalizado el proceso de búsqueda y evaluación de proveedores, las empresas sólo se acuerdan de ellos cuando suceden diferentes incidentes que afectan a nuestra empresa. Es habitual olvidar que nuestro sistema legal establece la responsabilidad subsidiaria por las actividades realizadas con las empresas proveedoras con las que trabajemos (por ejemplo, en el artículo 43.1 F de la Ley General Tributaria)
