Crear y programar los horarios de los empleados de tienda es fundamental, pero no todos saben hacerlo, es por eso por lo que también existen software para crearlo de forma automática introduciendo una serie de parámetros.

A los directores de tienda se les enseña a montar horarios en función al tráfico, la venta, las horas contratadas, la productividad, los KPI y aún así suele ser complicado.

Si la venta y el tráfico de la tienda son distintos cada día de la semana, y cada mes, entonces debemos tener claro que los horarios no pueden ser iguales cada mes.

Tener que evitar los horarios fijos, el contrato de 40 horas, las mismas horas cada día semana a semana etc.

Porqué todos los equipos tienen claro que prefieren estar en tienda con mucho trabajo que, en los tiempos muertos, porque las horas pasan de otra manera.

Con una buena combinación de full time y part time, se pueden construir productivos y con ello vendrán los mejores resultados.

Estas prácticas incluyen estructuras de turnos estables, con horas fijas de inicio y finalización de los turnos. También una programación central, con empleados que obtienen los mismos turnos semana a semana.

Como programar a los empleados

Decidir cómo programar a los empleados requiere que esté en sintonía con la forma en que opera su empresa, como conocer sus días y meses más ocupados y las tendencias de ventas de productos.

Tener una idea de las necesidades de sus empleados también es importante. Los mejores horarios son flexibles, no sobrecargan o subestiman el trabajo de los empleados, maximizan las ganancias y se publican con mucha anticipación.

Usar un software de programación. Permite crear fácilmente turnos de trabajo para un número ilimitado de empleados. Además, una vez que se crea su horario semanal, se puede replicar cada semana, y el sistema realiza todos los cálculos de tiempo para garantizar el cumplimiento de las horas extras mientras ahorra tiempo y reduce los errores.

1. Hacer una lista detallada de empleados

Comenzar por hacer una lista detallada que incluya a todos sus empleados actuales. Esto servirá como hoja de referencia cuando se comience a asignar horarios de trabajo.

Ingresaremos tanta información como sea posible que pueda ayudarlo a crear el mejor horario. Los datos como los nombres de los empleados, los títulos de los puestos y la preferencia de turnos.

Nombre del empleado: cuando ingresamos el nombre de cada empleado, nos aseguraremos de incluir el nombre y apellido. Cuidado con los duplicados.

Programar a un empleado para un turno doble debido a la confusión sobre su nombre podría generar conflictos y un pago costoso de horas extra (junto con impuestos más altos).

Puesto o función del empleado: debemos documentar cualquier puesto o función oficial que refleje el alcance del trabajo de sus empleados. Más tarde, cuando creemos el cronograma, necesitaremos una manera fácil de unir a los empleados con los trabajos que necesita para el personal.

Dependiendo de su negocio, algunos trabajadores pueden tener varios títulos de trabajo. Incluir esta información en su lista de empleados te asegura que siempre sabremos cómo maximizar el tiempo de trabajo de tus empleados a lo largo de cada semana.

Preferencia de turno y disponibilidad: al momento de la contratación, determinar las preferencias de turno de cada empleado. Si Prefieren trabajar por la mañana, por la noche, a tiempo completo o a tiempo parcial. Incluir esto en su hoja de referencia facilitará la programación.

2. Usar un calendario

La programación es una actividad que requiere que miremos hacia el futuro. Eso se logra fácilmente si está usando un calendario.

Tomar notas en ciertos días o semanas para recordar las consideraciones importantes, como las próximas vacaciones para los empleados y las semanas de alto volumen de ventas.

3. Considerar las necesidades de programación de la empresa

Para crear un horario de empleados exitoso, se debe considerar las necesidades del negocio.

• ¿Hay días más ocupados que otros?
• ¿Hay semanas que siempre parecen ser más lentas que otras (como durante las vacaciones)?
• ¿Hay ciertos productos o servicios que venden más que requieren que se programe más trabajadores en un puesto en particular?

Podemos sentir que se puede usar el instinto para evaluar qué tendencias considerar al programar, pero te recomendamos que se haga referencia a datos o informes de sus sistemas o software, si es posible.

Es más objetivo y preciso. Revisar los informes de ventas de su empresa, año tras año, si los tenemos. Si notamos grandes saltos en el negocio durante ciertos meses o semanas en el transcurso de varios años, se puede aumentar con más confianza la cantidad de empleados que programar para ese período de tiempo.

4. Asignar Turnos

Una vez que hayamos terminado de organizar y revisar la información que necesitamos para programar a sus empleados para el próximo período, se puede comenzar a asignar turnos.

• Asegurar de crear una buena combinación de trabajadores en función de su nivel de habilidad y rendimiento.
• Agregar veteranos para que novatos tengan la oportunidad de aprender de compañeros más experimentados.
• Saber cuáles son las necesidades típicas de personal de tu empresa en un día promedio.
• Utilizar esto como referencia cada vez que creamos un horario de empleados; en los días de mayor volumen de ventas, aumenta el número y viceversa en los días más lentos.
• Siempre debes comenzar el proceso de programación sabiendo cuáles y cuántos puestos necesitas cubrir cada día.

Luego pasa a la disponibilidad de cada persona. Podemos comenzar fácilmente a completar un cronograma en función de los detalles que tiene en su lista de referencia y calendario de empleados.

Otro aspecto a tener en cuenta es el nivel de desempeño comprobado de cada empleado. Inevitablemente tendremos algunos trabajadores que son más productivos que otros. Es una buena idea programar al menos un trabajador de alto rendimiento (o más, según el tamaño de su negocio) en cada turno.

5. Obtener comentarios de los empleados

Una vez que se termine el primer borrador de su horario, es crucial obtener comentarios de los empleados. Es inevitable que surjan situaciones excepcionales. Satisfacer las necesidades de nuestros trabajadores mejora su satisfacción laboral y reduce la posibilidad de que no se presenten.

Una vez que se hayan recibido todos los comentarios de los empleados, deberemos revisarlos para ver si se requieren cambios en el horario.

También puedes empoderar a sus empleados para que encuentren sus propios reemplazos con anticipación; pueden incluir ese detalle con sus comentarios, por lo que todo lo que tiene que hacer es actualizar el cronograma.

6. Finaliza y publica tu horario

Después de incorporar y/o responder a todas las solicitudes de cambio de horario, finaliza y publica su horario. Si el borrador está en Excel, considera publicarlo en PDF y enviarlo a tu equipo.

No podrán editarlo y evitará que alguien confunda la versión final con el borrador. Si tu equipo es más experto en tecnología y/o está disperso, Google Drive puede funcionar mejor.

Puedes pensar que una vez que hayas publicado tu horario, no habrá más cambios. En un mundo perfecto, ese sería el caso, pero de manera realista, deberá monitorearlo diariamente para poder realizar las revisiones necesarias de inmediato.

Los empleados se enferman, ocurren problemas con el automóvil y la lista continúa. Tu horario debe ser lo más realista posible y siempre debe reflejar su plan actual de personal; de lo contrario, los empleados pueden confundirse y no presentarse a trabajar cuando deberían.

Programación de empleados con software

Aunque puede crear y administrar manualmente los horarios de trabajo de sus empleados, no es la forma más eficiente de manejarlo.

Hay muchos software de programación de empleados gratuitos o de bajo costo que puede usar, y la mayoría tiene características especiales que lo ayudan a evitar costos de horas extra, encontrar reemplazos de turnos rápidamente, realizar cambios desde cualquier lugar utilizando un dispositivo móvil, etc.

Situaciones Únicas

Hay algunas circunstancias únicas que pueden requerir que documente información adicional sobre sus empleados. Por ejemplo, si mide su productividad por citas con clientes versus horas consecutivas en el trabajo, o si su negocio está en una industria con un horario de trabajo impredecible, deberá tener esto en cuenta cuando se prepare para programar a sus empleados.

Hay otros factores que también podría necesitar considerar al programar, como la legalidad de emplear a menores y las certificaciones requeridas para ciertos tipos de trabajo. El clima también puede desempeñar un papel, especialmente si realiza su negocio al aire libre.

Consideraciones legales de programación de empleados

Es esencial aprender a programar a los empleados de la manera que funcione mejor para la empresa. Existen numerosas leyes laborales a tener en cuenta, pero no todas se aplicarán a tu empresa.

Según la ley  2001/1983 (Art. 40). Debes saber que la hora extra se puede compensar de dos formas:

• Reponer el período trabajado con iguales horas remuneradas de descanso.
• Con un recargo del 75% sobre el valor de la hora ordinaria de trabajo.

Para mantener bajos los costos, programa a los empleados por hora para un máximo de 40 horas cada semana. Es importante conservar copias de todos los registros de programación de empleados durante al menos dos años.

Es una buena práctica que las empresas notifiquen con suficiente antelación a los empleados sus horarios para que puedan planificar sus horas de trabajo. Brindar a sus empleados suficiente tiempo antes de la publicación de un horario de trabajo da estructura a sus horarios y les ayuda a administrar mejor su vida diaria.

Línea de fondo

Descubrir cómo programar a los empleados para maximizar las ganancias (evitando las horas extra, el exceso de personal y la pérdida de negocios debido a la falta de personal) y mantener contentos a sus empleados es un acto de equilibrio.

Requiere crear procesos sólidos en el front-end, recopilar los datos más apropiados para ayudarlo a tomar las mejores decisiones de programación y evaluar regularmente los horarios que crea.